ASSISTANT-E DE DIRECTION

Organigramme : Rattaché au RAF de Bio Occitanie et au Directeur des Bios du Gers
Missions principales : Assister le Directeur et toute l’équipe en matière de logistique administrative et de gestion courante
Délégations et Responsabilités : Délégations pour courrier, petits paiements pour dépenses quotidiennes,
gestion des adhésions, suivi devis, facturations, encaissements, respect des délais
Activités professionnelles, caractéristiques, Missions :

• Secrétariat : Accueil (téléphonique, physique et digital), Courrier (postal et électronique (contact@) entrant et sortant) : traitement, et orientation, prise de notes, organisation de réunions
• Support d’équipe : appui logistique (prise de RDV, réservation de salles, reprographie, organisation des déplacements, archivage etc.), coordination, facilitation des échanges et actions entre la Direction, l’équipe et les partenaires
• Gestion du personnel : récupération des variables de paye, suivi des agendas analytiques, suivi des formations professionnelles, suivi et enregistrement des congés et absences.
• Gestion des Achats : centralisation des besoins de fournitures de bureau et équipements, commandes et réception, gestion des contrats Fournisseurs divers.
• Suivi des subventions / conventions : préparation, instruction, suivi, récupération justificatifs, relance des acteurs
• Gestion des adhésions : suivi, enregistrement, relance et prospection
• Suivi comptable : mise à jour de bases de données dédiées à la gestion, saisie simple de pièces comptables
• Interface avec d’autres structures régionales du réseau Fnab et hors réseau
  
  Relations nécessaires internes et externes :
• Interface interne : toute l’équipe salariée et administrateurs
• Externe : fournitures, adhérents, accueil téléphonique & physique, gestion des mails entrants, réseau Dimensions et les Contraintes
  Ce poste est transversal à deux structures : les Bios du Gers à raison de 3 jours/semaine et Bio Occitanie à raison de 2 jours/semaine.
  Le poste sera basé à Auch avec au besoin des déplacements sur le site de Bio Occitanie.
  
  Principaux savoirs, savoirs socio relationnels, savoir-faire nécessaires :
  Maitrise informatique / aisance relationnelle et rédactionnelle / capacités d’analyse et de traitement de l’information / gestion des plannings, des dates buttoir et délais / gestion des priorités / polyvalence
  
  Niveau de qualification de Référence : BAC +2 (secrétariat / assistance de direction) ou BAC + expérience 10 ans
  
  Expérience minimale requise : Première expérience confirmée dans un poste similaire ou intégrant -plusieurs des dimensions importantes de ce poste
  
  Rémunération 22 K€ annuel Brut

Envoi candidature : en ligne